29 giugno 2020

Nasce Toshiba.ZenShare: l’Information Management System personalizzato per stampanti customizzate

Toshiba e Interzen Consulting hanno siglato un accordo di partnership di business a tecnologia green certificata.

Si tratta dell’Information Management System di Interzen integrato con la tecnologia Multifunzione Ibrida di Toshiba, unica al mondo, per la protocollazione dei documenti cartacei/digitali e la loro successiva archiviazione sicura.

Grazie a questo accordo, firmato dai due Presidenti e Amministratori Delegati Dott. Carlo Guarino di Interzen e Dott. Cristian Zanardo di Toshiba, viene ampliata e integrata l’offerta nel campo dei sistemi di Office Automation (Stampanti Nultifunzioni e Barcode) e sistemi innovativi in cloud per la gestione documentale evoluta e il protocollo informatico.

Come funziona il protocollo informatico Toshiba.ZenShare?

1. Il documento cartaceo viene protocollato da ZenShare.
2. La stampante termica Toshiba produce il barcode da applicare al documento.
3. Il documento viene scansito con la stampante multifunzione ibrida Toshiba e poi archiviato in formato digitale insieme alla registrazione di protocollo iniziale.
4. La pratica protocollata può essere smistata e lavorata da altri utenti, oppure essere oggetto di ricerca nel corso del tempo.

La rivoluzione green di questo sistema è rappresentata dalla possibilità di stampare le bozze della pratica in blu cancellabile e di riutilizzare i fogli di carta fino alla stampa definitiva con il tradizionale toner nero.
La ricevuta cliente può essere stampata in blu oppure in nero tradizionale.

Il protocollo informatico Toshiba.ZenShare consente di:

 gestire anche i flussi documentali digitali cosiddetti “ibridi” ovvero tutti quei flussi in cui il documento nasce cartaceo e si trasforma in digitale o viceversa
 protocollare anche documenti come e-mail, PEC, file in formato Microsoft Office, Adobe PDF o altri formati digitali.

Quali sono i vantaggi del Protocollo Informatico di ZenShare?

TRACCIAMENTO E CERTIFICAZIONE DELLE INFORMAZIONI

• data e ora sia di ingresso che di uscita dei documenti vengono segnati in modo certo
• copia del documento inviato viene archiviata nella protocollazione stessa
• la ricezione e l’invio dei documenti a clienti, fornitori, enti pubblici o privati è sempre certificata

ARCHIVIAZIONE SICURA
Tutti i documenti vengono registrati su un archivio digitale e tenuti al sicuro da attacchi informatici, smarrimento e distruzione

RICERCA FACILE
I documenti possono essere aggregati e classificati in base al cliente o al tipo di pratica ed essere cercati usando più ‘chiavi’ di ricerca contemporaneamente

CONDIVISIONE
Tutti i documenti in entrata e in uscita sono contenuti in un archivio condiviso e consultabile da tutti gli utenti autorizzati

ESIBIZIONE
In presenza di audit interni (aziendali) oppure esterni (autorità/enti pubblici), è possibile rispondere prontamente alla richiesta di produrre qualsiasi documento specifico.

Toshiba.ZenShare è la soluzione di protocollo informatico in Cloud ottimale per aziende private e pubbliche amministrazioni che consente di tracciare e archiviare tutti i flussi documentali in entrata e in uscita.

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